書類選考が通過採用のメール返信マナーは?

書類選考に応募した後、首を長くしてその結果を待ったという人も多いのではないでしょうか。書類選考が無事に通過し、その結果連絡がメールや就職や転職サイトを通じたメールで返信されてきた時、どのような文面で返信したものかと悩む人も少なくありません。

書類選考が通過採用のメール返信のマナーについて、具体例を見ながら考えてみましょう。

◆書類選考が通過採用のメール、返信は必要?

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無事に書類選考を突破したことを知らせるメールが企業から届き、面接日時を確認したあとそれっきりになってはいませんか?

企業側から面接の日時をメールで送られて来た場合、自分だけがスケジュールを確認してそのまま放置していたのでは、企業は受験者がメールを読んだのかどうか、面接日時を承諾したかどうかが分かりません。

企業から書類選考通過のお知らせや、面接の日時を指定したメールを受け取った場合には、その内容に異論がなくとも必ず返信するようにしましょう。

◆返信メールを送るタイミング

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企業からのメールに対する返信は基本的にはその日中に送りたいものですが、メールを見たのが深夜であるなど常識的な時間ではない場合には、時間をおいて常識的な時間に送るようにしましょう。常識的な時間とはAM9:00から遅くともPM10:00までを指し、その時間内で、メールをもらってから24時間以内に送ることができればベストです。

対応力や処理スピードも仕事の能力のうちのひとつです。しっかり「出来る人」をアピールしたいものです。

◆メールの内容的なマナーとは?

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①必ず件名を入れましょう。
 件名を入れる際には、採用担当者が誰からメールが来たか一目でわかるように、件名にも自分の名前を入れておくと親切です。
②選考通過のお礼を述べます。
③面接日時の指定がある場合は、その日時でいいかどうか返信しましょう。都合が悪い場合はその旨を記します。
④必ず氏名・連絡先を明記しましょう。
⑤文字色は黒、サイズは11前後のフォントで書くようにしましょう。

◆具体例

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件名:選考結果のご連絡ありがとうございました。小林友子
***************************************
文面:株式会社○○ 
   採用ご担当者様

    お世話になっております。
    先日、書類を送付させていただきました小林と申します。
    この度は、書類選考の結果連絡をいただき、誠にありがとうございました。
    面接の機会をいただけるとのこと、重ねてお礼申し上げます。
    ご指定いただきました、○月○日(○曜日)◎◎:△△に本社へ伺わせていただきます。
    今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
                                小林 友子
                            電話:000-0000-0000
                            メール:○○○@○△△○○○.ne.jp
***************************************

当たり前のことですが、絵文字や略した言葉などは厳禁です。

また、メールアドレスも在職中の場合でも会社のアドレスを使用するのではなく、個人のアドレスを取得して使用しましょう。携帯電話のメールアドレスも基本的にはNGですが、どうしても携帯しかない場合はその旨を最初の書類に書くなどしておくようにしましょう。

仕事中で携帯電話がつながりにくい時間がある場合は、その旨もメールに書いて送りましょう。「万が一電話に出られなかった場合には、こちらから折り返しお電話させていただきます」など一言添えておくことをおすすめします。

就職活動や転職活動中は、極力毎日メールをチェックするようにしましょう。

何らかの事情でメールの到着に気付くのが遅れた場合は、メール本文の中で名乗った文章のあとに、「メールの返信が遅れてしまい申し訳ありません」と詫びる文章を付け加えるようにしましょう。

面接などの日時を変更してもらう際にも、先に詫びる文章を書いてから都合が合わない旨と候補の日時をいくつか挙げ、変更可能かどうかを聞いてみましょう。基本的に面接等の日時変更は1回のみにしましょう。

簡単なメールは、ビジネス文書の基本です。基本的なルールを守って好印象を与えるようにしたいものです。

また、何度も書き直しができるのもメールの良い点です。おかしな文章になっていないか、自分だけでなく身近な人に確認してもらうなどをして、完成されたビジネス文書で送るようにしましょう。